שולחים (או מעבירים) מייל לכתובת מיוחדת — והמערכת הופכת אותו אוטומטית להודעת WhatsApp אחת או יותר. נושא המייל קובע למי נשלחת ההודעה, וגוף המייל הוא תוכן ההודעה.

לכתובת שמוגדרת בלשונית "הגדרות" ← "כתובת מייל" (התחילית שם קובעת את הכתובת המדויקת). אפשר לשלוח אליה ישירות, או להוסיף אותה כ-CC/BCC למייל קיים.

בנושא המייל כותבים למי לשלוח. אם רוצים כמה נמענים — מפרידים ביניהם בנקודה-פסיק (;). כל נמען יכול להיות:

• שם איש קשר (מהלשונית "אנשי קשר")
• שם קבוצת WhatsApp (מהלשונית "קבוצות")
• מספר טלפון ישירות (עם או בלי קידומת 972/0)

אפשר לכתוב בנושא המייל טקסט חופשי (לדוגמה תזכורת לעצמכם), ואז ||, ורק מה שאחרי זה נחשב לרשימת הנמענים. כל מה שלפני ה-|| מתעלמים ממנו.

כל מה שכתוב בגוף המייל נשלח כטקסט ההודעה. עיצוב מהמייל (מודגש, נטוי, קו חוצה) מומר אוטומטית לפורמט של WhatsApp. קבצים מצורפים למייל (תמונות, מסמכים וכו') נשלחים גם הם לכל נמען.

תקבלו תשובה למייל המקורי עם סיכום — מי קיבל בהצלחה ומי לא. המייל המקורי גם יסומן בתגית Gmail (הצלחה/שגיאה, לפי ההגדרות), כך שאפשר לראות בקלות ב-Gmail אילו מיילים כבר טופלו.